Gli eventi gastronomici in Italia sono sempre più numerosi: si moltiplicano le fiere culinarie o i festival dedicati alla gastronomia, a volte uniti a stand enologici, ma anche singoli eventi. Possono talvolta essere organizzati da istituti pubblici, come gli eventi gastronomici pensati al termine di determinati eventi (come il recente Salone del Mobile a Milano) ma anche da privati, in occasioni di feste aziendali o semplici ricorrenze personali. Ovviamente per l'organizzazione di situazioni del genere ci si può avvalere della collaborazione di un professionista del campo. La formazione nel settore è ampia a diversi livelli. Ormai anche in ambito universitario si studia l'event management: ad esempio un master in event management consente di ricevere una formazione specifica relativa al marketing relazionale, in cui l’evento (che sia a tema food o meno) ha la sua punta di diamante.

Rimanendo però nell’evento gastronomico, le fasi che bisogna attraversare per una sua organizzazione e, si spera, riuscita, sono numerose. La prima è ovviamente quella della strutturazione del progetto: strutturare l’idea che è alla base dell’evento e tradurla in pratica mediante un menù studiato ad hoc. Senza dimenticare aspetti che paiono secondari solo ad un occhio inesperto, come location e materiali utilizzati. È in questa fase che si analizzano aspetti cruciali che riguardano il pubblico destinatario dell’evento: prima di tutto il numero complessivo, in seguito il livello di formalità richiesto e soprattutto il loro background. 

In seguito si procede alla prima fase operativa vera e propria, cioè l’attivazione. In questo momento si analizzano nel dettaglio anche elementi di natura economica e, se necessario, si procede con la ricerca di partner e/o sponsor, oltre che aspetti legati alle autorizzazioni e ovviamente quello collegato alla sicurezza. Fondamentale in un evento gastronomico riguarda la scelta del ristoratore (catering o chef, a seconda dell’evento) a cui demandare la parte relativa alla preparazione del cibo vera e propria. Ad oggi sono molto numerosi gli eventi a tema food proposti a cadenza quasi settimanale, per questo può risultare interessante fare scelte particolari in tema di organizzazione del menù, per evitare che gli ospiti siano costretti a mangiare sempre le medesime pietanze. La scelta delle proposte a km 0 (ultimamente si parla anche di km vero) è spesso apprezzata e offre la possibilità di creare menù anche diametralmente opposti a seconda di dove si sviluppi la location, che è un elemento imprescindibile e deve necessariamente essere tenuto in considerazione. 

La fase successiva si riferisce alla pianificazione, cioè quella che consiste nella programmazione minuziosa di tutto ciò che comporrà l’evento. Ovviamente il momento più atteso è quello dello svolgimento vero e proprio, in cui l’organizzazione tocca il suo apice perché è necessario tradurre in pratica quanto fino ad ora era rimasto solo su carta. Gli ultimi momenti riguardano infine la valutazione finale: è un aspetto fondamentale se questo evento è stato organizzato da un’agenzia che si occupa di questo dal momento che i risultati ottenuti saranno da volano per poter pensare ad altre organizzazioni del genere. Dunque si ritorna a quello che era il business plan iniziale, nella sezione relativa agli obiettivi da perseguire, e si valuta se siano stati tutti raggiunti e con quale grado.